Como armar el Cronograma de la Boda…

Este fin de semana me propuse como tarea armar el cronograma tentativo de la Boda que estoy organizando de Aldana y Rafael, para el próximo 2 de Noviembre.

Cuando me instalé a prepararlo, recibí la llamada de amigos y me fui a cenar con ellos en medio del diluvia que caía. Durante la cena les comenté sobre lo que estaba armando en casa y me di cuenta que era un buen tema para comentarlo en el Blog..

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Fuente: Style Me Pretty

El Timming o cronograma es la agenda donde colocaremos todas las actividades con la mayor precisión posible de horario, detalles, aclaraciones y tiempos. Si bien durante la boda el mismo puede llegar a modificarse y adaptarse sobre la marcha, siempre sujeto a imprevistos que puedan surgir.

El timming se arma previamente con todos los proveedores implicados en el evento y una vez tengamos el definitivo le entregamos una copia a cada una de las personas involucradas en la logística. El cronograma tendrá el orden en que sucede cada servicio dentro de la fiesta y que duración va a tener ese momento.

Para armar el cronograma como Organizadores de Bodas, tenemos que conocer al dedillo los servicios de cada proveedor como el catering, salón, dj, entretenimiento, ceremonia, etc.. Una vez tengamos los mismos confirmados podemos comenzar a diseñar el timming, que será un tentativo o estimado para luego ir moldeándolo a medida que vayamos cerrando la contratación con cada proveedor.

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Ahora les comentaré sobre algunos tips para que tengan una idea de la duración y como incluirlo en el cronograma. Si bien es importante comprender que cada boda es única y no hay dos iguales, aunque podremos tener una estructura básica e ir adaptándola a cada pareja, porque los timming son a medida para cada boda.

Lo primero que al momento de armar el timming con todos los elementos de la fiesta es conocer la modalidad del catering, si tendrá  recepción y luego la cena en tres tiempos (entrada, plato principal y postre), si habrá mesa de dulce, final de fiesta. Principalmente saber qué tipo de estructura vamos a querer comida , baile, comida, baile,… es decir que entre cada plato que se sirve, se intercala con una tanda de baile que duran entre 40 minutos y 1 hora. O también puede ser una estructura, más tradicional, como la cena de corrido, sirviendo todos los platos, e intercalar con algún show o proyección de video, y luego realizar las tandas de baile.

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Claro que antes de confirmar el cronograma es imprescindible coordinar con la empresa de catering los tiempos que necesita para la salida entre cada plato, así garantizamos que los platos lleguen al punto optimo a cada mesa.

Teniendo en cuenta que la recepción tiene una duración de 40 minutos a 1hora o máximo hora y media. El tiempo de servicio entre cada plato dependerá de la cantidad de camareros que tenga el catering y cuantas mesas tenga asignado, por lo general es de 40min entre la entrada y el primer plato, luego 1 hora entre el plato principal y el postre, para concluir con 30 minutos el postre.

Las tandas de baile pueden achicarse como alargarse y va a depender de cuan animada este la fiesta. Los temas musicales que se van a colocar en cada una de ellas ya fueron previamente consensuados con los novios en reuniones. Y la tanda de baile más larga es la que llamamos carnaval donde incluimos el cotillón. Si van a incluir vals se toman 10 a 15 minutos y se aconseja realizarla al inicio para aprovechar las fotos con la imagen de los novios perfecta.

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Para la mesa de dulces aquí necesitamos tiempo para que los invitados se sirvan y puedan repetir, por eso se calcula unos 40min a 1 hora. Tambien están los momentos del corte de torta, ramo, brindis, liga, se destinan entre 30 y 40 minutos, dependiendo de la cantidad de cosas que se quieran hacer.

También se estila realizar la ceremonia antes de iniciar la celebración en el mismo lugar, allí coordinaremos con el dj y los novios previamente los temas musicales.

En cuanto a los videos, recomendamos que no dure más de 5 minutos cada uno, y se pueden organizar en cualquier momento de la fiesta que los invitados estén sentados en sus mesas, así lo pueden apreciar.

Y el final de fiesta, se cronograma al final de la fiesta, destinando los últimos 30 a 45 minutos antes de concluir la celebración. Aquí se tiene en cuenta la cantidad de personas que van quedando, si están bailando o no, y sobre todo el estado de los novios.

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Como pueden ver en el cronograma se colocan todos los pasos a seguir en la fiesta, para que el Organizador de Bodas y todos los proveedores puedan llevar a cabo, y no dejar nada librado al azar, claro que debe de haber cierta flexibilidad en ello.

 La finalidad del timming es el éxito de la celebración y que los novios como sus invitados puedan dedicarse a disfrutar de la fiesta.

Les gustó la nota…? Déjame tu comentario o dudas que puedas tener…

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